Bitácora de obra: qué es, quién la firma, tipos de nota y ejemplos (2026)

Es el diario oficial de la obra. En obra pública, la ley dice que el contrato, sus anexos y la bitácora son los instrumentos que obligan a las partes (Ley de Obras Públicas, artículo 46).

Qué se anota:

• Órdenes e instrucciones.
• Avance de los trabajos y resultados de pruebas de calidad.
• Cambios al proyecto, trabajos extraordinarios y convenios.
• Entrega de estimaciones y atrasos en los pagos.
• Suspensiones, accidentes y casos de fuerza mayor.
• La entrega del sitio y, si el contratista empieza sin anticipo, la fecha real de inicio (Ley de Obras Públicas, artículos 50 y 52).
• Terminación y cierre.

Minutas, oficios y mensajes: una instrucción dada por oficio o minuta se puede ratificar en la bitácora (Reglamento de la Ley de Obras Públicas, artículo 123, fracción X). Te recomendamos hacerlo siempre, y también con lo que se acuerde por teléfono o por mensaje. Así todo queda en un solo registro.

En números: en 2023 se registraron en BESOP 9,303 contratos de obra pública con recursos federales, por más de 134 mil millones de pesos. La plataforma tenía registrados 2,489 residentes y 3,050 superintendentes (Secretaría de la Función Pública).

BESOP es el sistema de Bitácora Electrónica y Seguimiento a Obra Pública. Hoy lo administra la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, antes Secretaría de la Función Pública.

Las reglas principales:

1. Es obligatoria en cada contrato de obra y de servicios relacionados (Ley de Obras Públicas, artículo 52 Bis). Aplica a la obra del gobierno federal, y a la de estados y municipios cuando usan recursos federales (artículo 1). También obliga a los contratistas (Acuerdo BESOP, numeral 3).
2. Es electrónica. El papel solo se permite con autorización, contrato por contrato, en 4 casos (artículo 52 Ter):
   • El sitio tiene dificultades tecnológicas, como falta de conectividad.
   • Hay caso fortuito o fuerza mayor.
   • Hay riesgo para la seguridad nacional o pública.
   • El ente hace obra solo de forma ocasional.
3. Se firma con e.firma. Residente, superintendente y supervisor necesitan su firma electrónica avanzada (Acuerdo BESOP, numeral 21).
4. Se abre antes de empezar. El residente abre la bitácora con una nota de apertura antes de la fecha de inicio del contrato (artículo 52 Ter). Sin las firmas de la apertura no se pueden registrar otras notas (Acuerdo BESOP, numeral 19).
5. La apertura fija las reglas del juego: quién puede anotar, el horario y el plazo máximo para firmar cada nota. Vencido ese plazo, la nota se tiene por aceptada (Reglamento, artículo 123, fracciones III y IV).
6. Se cierra con la estimación final. La nota de cierre se hace el mismo día en que se autoriza la estimación final (Reglamento, artículo 123, fracción XIII). Esta regla cambió en febrero de 2023. Antes, el cierre era el día del acta de recepción física, y algunas guías todavía dicen eso.
7. También lleva el avance mensual. El residente registra el avance físico y financiero en los primeros 5 días hábiles de cada mes (Acuerdo BESOP, numerales 23 y 24).

Lo que cuesta no usarla bien:

• Los trabajos adicionales o no previstos solo se hacen con autorización por escrito o en la bitácora, salvo una emergencia (Reglamento, artículo 105). Si el contratista hace trabajos por mayor valor sin orden escrita, no puede cobrarlos (artículo 118).
• Si el contratista pide por bitácora una ampliación de plazo, por causas que no son suyas, y la dependencia no resuelve en 30 días naturales, la solicitud se tiene por aceptada (artículo 103).

Cómo entrar a BESOP: en besop.buengobierno.gob.mx. Las ligas viejas con funcionpublica.gob.mx ya no funcionan (lo revisamos el 5 de octubre de 2026). Nadie se registra solo: el administrador local del ente que contrata da de alta a residentes, supervisores y superintendentes, y cada uno entra con usuario, contraseña y e.firma.

En obra privada no hay un sistema nacional. Cada municipio o estado lo decide en su reglamento de construcción. En los lugares que revisamos, la bitácora es un libro foliado que lleva el Director Responsable de Obra (DRO).

Revisamos la versión de cada reglamento publicada por el municipio o el estado al 5 de octubre de 2026. Confirma que tu municipio no la haya cambiado.

Qué se anota en obra privada. En la Ciudad de México, por ejemplo:

• Nombre y firma del propietario, del DRO, del residente y de los corresponsables.
• Quién ejecuta la obra.
• Materiales para fines estructurales o de seguridad.
• Procedimientos de construcción y de control de calidad.
• Detalles que se definen durante la obra.
• Fechas de las visitas del DRO, con sus observaciones e instrucciones.

Monterrey agrega la fecha de inicio de cada etapa y los incidentes y accidentes.

Si contratas una obra privada, pacta en el contrato una bitácora con reglas claras: apertura, quién firma, plazo para contestar, numeración y cierre. Las reglas de la obra pública son un buen modelo. Eso no sustituye el libro que pida tu municipio.

Ojo con la palabra "residente". En obra pública, el residente es del gobierno. En muchas ofertas de empleo, "residente de obra" es el ingeniero de campo del contratista. Deja claro en la nota de apertura quién es quién.

Qué anota cada uno en obra pública (Reglamento, artículo 125):

• Residente: autoriza cambios, estimaciones, ajustes de costos, conceptos no previstos y convenios. Registra suspensiones, rescisión, cambios de personal, caso fortuito y la terminación.
• Superintendente: pide cambios, estimaciones, ajustes y convenios. Registra la falta o el atraso en los pagos y avisa la terminación.
• Supervisión: registra el avance físico y financiero, las pruebas de calidad, la seguridad e higiene y los acuerdos de las juntas.

Según el Reglamento de la Ley de Obras Públicas (artículo 123, fracción II), una nota debe precisar, según el caso:

1. Número.
2. Clasificación (tipo de nota).
3. Fecha.
4. Descripción del asunto.
5. Ubicación.
6. Causa.
7. Solución.
8. Prevención.
9. Consecuencia económica.
10. Responsabilidad, si la hay.
11. Fecha de atención.
12. Nota que se contesta, si aplica.

Reglas que no se rompen (artículos 123 y 124):

• Las notas van numeradas y fechadas en orden, sin excepción.
• Una nota firmada no se modifica, ni siquiera por quien la escribió.
• Si hay un error, la nota se anula y se abre otra con el número que sigue.
• No se agrega texto entre renglones ni en los márgenes.
• Se cancelan los espacios que sobran en cada hoja.
• La bitácora es para asuntos importantes, no para charla.
• Todas las notas se resuelven y se cierran.

En papel, además: un original y al menos 2 copias desprendibles, tinta indeleble y letra legible. Una nota con tachaduras es nula. La bitácora se queda en la obra.

Consejos de redacción:

• Empieza con el tipo de nota: "Se ordena", "Se informa", "Se solicita".
• Ubica sin dudas: eje, nivel, tramo o cadenamiento.
• Pon fechas fijas, no "en 3 días".
• Di quién paga y cuánto, si hay costo.
• Si anexas fotos o croquis, fírmalos y cítalos en la nota.

Estos ejemplos los redactamos nosotros. Los datos son ficticios; cambia lo que está entre corchetes.

1. Apertura (obra privada, nave industrial)

Nota 001. 3 de marzo de 2026, 9:00 h. Apertura. Se abre la bitácora del contrato CP-014-2026: construcción de una nave industrial de 4,800 m² en el lote 12 del parque industrial, Silao, Gto. Propietario: [empresa], representada por [nombre]. Contratista: [constructora]; superintendente: [nombre]. DRO: [nombre y registro]. Monto: $38,500,000 más IVA. Plazo: del 3 de marzo al 30 de octubre de 2026. Pueden anotar: el representante del propietario, el superintendente y el DRO. Horario: lunes a sábado, de 8:00 a 18:00 h, en la oficina de obra. Plazo para firmar notas: 2 días hábiles; vencido el plazo, la nota se tiene por aceptada. Se recibe el terreno libre, con mojoneras y banco de nivel BN-1 en la esquina noreste.

2. Avance diario

Nota 018. 21 de marzo de 2026. Se informa avance. Excavación de zapatas, ejes A a C y 1 a 6: 100%. Plantilla de concreto en zapatas A-1 a A-6. Personal: 24 trabajadores y 1 retroexcavadora. Llovió de 14:00 a 16:00 h y se detuvo el colado de plantillas del eje B. Se reprograma para el 23 de marzo. No afecta la ruta crítica.

3. Orden de corrección

Nota 031. 7 de abril de 2026. Se ordena corregir. Ubicación: columna C-4, nivel +0.00. Asunto: los estribos están a 25 cm; el plano E-03 pide 15 cm en los primeros 60 cm desde la zapata. Causa: no se siguió el detalle 4 del plano E-03. Solución: colocar los estribos faltantes según el detalle 4, antes del colado y a más tardar el 9 de abril de 2026. Prevención: el superintendente revisará las columnas C-1 a C-8 contra el plano antes de pedir liberación. Costo: a cargo del contratista. Se anexa la foto firmada F-031.

4. Solicitud de trabajo extraordinario (la escribe el contratista)

Nota 044. 22 de abril de 2026. Se solicita autorización. Al excavar la zapata D-7 apareció un relleno sin compactar de 1.80 m, que no está en el estudio de mecánica de suelos. Se propone sustituirlo con material de banco compactado al 95% Proctor: 46 m³. El concepto no está en el catálogo. El análisis de precio unitario se entregará a más tardar el 25 de abril de 2026. Sin esta autorización, la zapata D-7 queda detenida. Se pide respuesta en 2 días hábiles.

5. Recepción de estimación

Nota 052. 5 de mayo de 2026. Se hace constar. El contratista entregó hoy la estimación 3, del 1 al 30 de abril de 2026, por $4,210,000 más IVA, con números generadores y reporte fotográfico. Se revisará en el plazo del contrato. Se recibe sin aceptar los volúmenes.

6. Suspensión parcial

Nota 067. 2 de junio de 2026. Se informa suspensión parcial. Por instrucción del propietario se suspenden los trabajos de la fachada norte desde hoy, por un cambio en la ubicación de los andenes. El resto de la obra sigue. En la fachada norte quedan detenidos 6 trabajadores y 1 andamio; el contratista entregará la lista mañana. Se levantará acta circunstanciada el 3 de junio de 2026.

7. Cierre

Nota 141. 30 de octubre de 2026. Cierre de bitácora. Los trabajos terminaron el 20 de octubre (nota 132). La recepción física fue el 27 de octubre (nota 136, acta anexa). Los defectos de las notas 133 a 135 quedaron reparados (nota 139). Hoy se autoriza la estimación final. No quedan notas abiertas. Se cancelan los espacios restantes de esta hoja.

1. Abrir tarde. La Función Pública revisó una obra federal en 2019. El contrato empezó el 22 de abril y la bitácora se abrió hasta el 6 de mayo.
2. Anotar días después. En esa misma obra, 26 notas se asentaron fuera de tiempo y se firmaron después del plazo.
3. Dar órdenes fuera de la bitácora. Una tesis de la UNAM (2018) documenta una obra donde la supervisión pidió trabajos extraordinarios por minuta. El contratista no los hizo a tiempo y alegó que ningún documento formal se los había pedido.
4. Tachar o escribir entre renglones. En papel, la nota queda nula.
5. Modificar una nota firmada. Lo correcto es anularla y abrir otra.
6. Dejar notas abiertas al cierre, sin respuesta ni seguimiento.
7. Usar una bitácora para dos contratos. Cada contrato lleva la suya.
8. No anotar el personal detenido en una suspensión. Después es difícil cobrar esos gastos.

La Auditoría Superior de la Federación incluso ha usado una clave propia para este hallazgo: "deficiencias en el manejo y control de la bitácora".

Las licitaciones y los padrones de contratistas piden pruebas de que una obra terminó: acta de entrega-recepción, fianza de cumplimiento cancelada, finiquito o una carta del cliente. La bitácora muestra cómo se hizo. Los requisitos que revisamos no la piden, y es una de las mejores pruebas de cómo trabaja una empresa.

Qué pedir de cada obra de referencia:

1. La nota de apertura. Compara su fecha con la fecha de inicio del contrato.
2. La nota de cierre y la del acta de recepción física.
3. El índice de notas: número, fecha, tipo y si quedó abierta o cerrada.
4. Las notas de atrasos, penas convencionales, pagos en exceso, suspensiones, rescisión y reparación de defectos.
5. Las notas de convenios y de trabajos extraordinarios, con su autorización.
6. En obra privada: copia del libro del DRO y la licencia o manifestación de construcción.

Señales buenas y malas:

Cómo leerla:

• Una nota mala no descalifica a nadie. Importa el patrón en varias obras y cómo se resolvió.
• Un atraso puede ser culpa del cliente. Busca notas del contratista sobre pagos atrasados o falta de definiciones.
• La bitácora muestra el proceso. La calidad final se confirma con el acta de recepción y una llamada al cliente.

Preguntas para la entrevista:

1. ¿Quién fue el superintendente de esa obra y sigue en la empresa?
2. ¿Cuántas notas quedaron abiertas al cierre y por qué?
3. ¿Hubo penas convencionales o retenciones?
4. ¿Qué trabajos extraordinarios hubo y cómo se autorizaron?
5. ¿Me deja hablar con el residente o el DRO de esa obra?

Cuidados:

• El original de la bitácora es del cliente. Lo correcto es que el contratista tenga su permiso para mostrarla.
• La bitácora tiene datos personales. Pide una copia con esos datos tachados.
• No pidas la bitácora completa de entrada. Bastan la apertura, el cierre, el índice y las notas clave.
• En obra pública, si el contratista no tiene copia, la bitácora se puede solicitar por transparencia al ente que contrató. El ente decide si la entrega completa o reserva partes. Por ejemplo, en 2019 la Suprema Corte puso a disposición de un solicitante la bitácora y las estimaciones de una de sus obras.

Para demostrar tu historial, guarda una carpeta digital por obra:

1. Contrato y convenios modificatorios.
2. Tu copia de cada hoja de la bitácora en papel, o el PDF completo de BESOP antes del cierre.
3. La nota de apertura y la de cierre, aparte, para mostrarlas rápido.
4. Acta de entrega-recepción, finiquito y acta de extinción de derechos.
5. Constancia de cancelación de la fianza de cumplimiento.
6. Carta del cliente sobre el cumplimiento total del contrato.
7. Registro de la obra ante el IMSS (SIROC).
8. En obra privada: licencia o manifestación, copia del libro del DRO y datos de contacto del cliente.
9. Fotos citadas en las notas, con su número de nota.

Guárdala al menos 10 años. Hay padrones de contratistas que aceptan obras de hasta 10 años de antigüedad.

• Leyes y reglas: leímos los textos vigentes de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas (con su reforma de 2025), su Reglamento y el Acuerdo de BESOP con su cambio de 2023.
• Reglamento federal: no ha cambiado desde febrero de 2023. Aplica en lo que no contradiga la ley reformada en 2025.
• Obra privada: leímos los reglamentos de construcción de la Ciudad de México, Monterrey, Querétaro, Zapopan, León y el Estado de México.
• Práctica: revisamos informes de la Función Pública y de la Auditoría Superior de la Federación, la revista del Tribunal Federal de Justicia Administrativa, manuales oficiales y tesis de la UNAM.
• BESOP: comprobamos el acceso el 5 de octubre de 2026.
• Ejemplos: los redactamos nosotros, con datos ficticios.
• Independencia: ninguna empresa pagó por aparecer en esta guía.
• Aviso: esta guía es información general, no asesoría legal. Para tu caso, revisa tu contrato y el reglamento de tu municipio, o consulta a un abogado.

1. Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, artículos 46, 50, 52, 52 Bis y 52 Ter, y su reforma del DOF del 16 de abril de 2025.
2. Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, artículos 122 a 126.
3. Acuerdo para el uso de BESOP, DOF del 11 de junio de 2018, y su modificación del 17 de julio de 2023.
4. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, artículo 37 (Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno).
5. Sistema BESOP.
6. Secretaría de la Función Pública, comunicado 005/2024 sobre BESOP en 2023.
7. Reglamento de Construcciones de la Ciudad de México, artículo 35.
8. Reglamento para las Construcciones del Municipio de Monterrey, artículo 12.
9. Reglamento de Construcción para el Municipio de Querétaro, artículos 206 y 292.
10. Reglamento de Construcción para el Municipio de Zapopan, artículo 45.
11. Código Reglamentario de Desarrollo Urbano de León, artículo 363.
12. Código Administrativo del Estado de México, artículo 18.19.
13. Tribunal Federal de Justicia Administrativa, Revista núm. 60, noviembre de 2021, jurisprudencia VIII-J-SS-162.
14. NOM-031-STPS-2011, DOF del 4 de mayo de 2011.
15. Función Pública, visita de supervisión VS-041-2019.
16. Auditoría Superior de la Federación, Cuenta Pública 2014, auditoría municipal en Sinaloa.
17. Función Pública, lineamientos de evaluación por puntos o porcentajes, DOF del 9 de septiembre de 2010, y requisitos del padrón de contratistas de Corregidora, Qro..
18. UNAM, tesis "Guía de recomendaciones para la residencia y supervisión externa en obras de la UNAM", 2018.
19. Suprema Corte, Comité de Transparencia, cumplimiento CT-CUM/A-59-2018.